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事務代行サービス ご利用事例
特殊な給与計算と請求書発行
人材派遣会社からの依頼案件です。人材派遣会社の給与計算は、派遣先毎に勤務時間帯や締め日などの勤務条件が異なるため、一般の会社よりも複雑です。当社へ業務を依頼するまでは、個々の派遣社員の勤務記録をエクセルに入力して日数や時間数などを算出し、こういった条件の違いを吸収してから給与計算ソフトへの入力を行っていたとのことです。ところが、派遣先と取り決めた勤務条件や毎月の勤務記録などのデータの授受が社内での業務ということで締切通りに行われておらず、営業担当者との間で「まだですか?」「ちょっと待って!」といったやりとりが毎月行われていたそうです。このような状態で給与計算を行っていたために、勤務条件の変更を反映し忘れるなどのミスが多く、社内での業務遂行には限界を感じて当社に給与計算業務を委託されました。当社に委託されてから、締切に対する意識が高まり、ほぼ全てのデータが締切までに集まるようになりました。当社でも締切を過ぎたら絶対に受け付けないというような対応は行っておりませんが、外部への委託ということで、良い意味での緊張感を持っていただいているようです。また、給与計算がすんなり委託できたので、そのデータを元に、各派遣先への請求書を作成・発送する業務も委託いただくようになりました。

図1:ご利用事例

図1:ご利用事例


立替精算票の作成

図2:ご利用事例

図2:ご利用事例


請求書作成・発送
卸売業の会社からの受託案件です。このお客様の受注ルートは2つあり、本社にFAXで入る注文書の束と、営業担当者が担当顧客から口頭で受けた注文をエクセルデータにまとめたものがありました。当社では、その2つをいただき、弥生販売で請求書を作成してお得意先への請求書を発送するところまでの業務を受託しました。このお客様は記帳代行サービスもご利用いただいているため、作成した弥生販売のデータを弥生会計に流し込んで利用し、業務の無駄やデータの不整合が生じないようにしています。

納品書と請求書の照合
飲食店を複数経営する会社からの受託案件です。複数の店舗に食材や飲料などがほぼ毎日のように納品されますが、店舗スタッフの人数が不足しており、納品時に受け取る納品書の合計が締め日後に届く請求書と一致しているかどうかの確認がしっかり行われておりませんでした。このお客様は記帳代行サービスと振込代行オプションもご利用いただいており、仕入代金の振込前にこの確認も当社で行っています。

会計伝票の入力
株式上場準備中の企業からの受託案件です。個別の取引に対する勘定科目や部門の決定は社内を伝票が回る段階で既に行われており、その伝票を会計ソフトに入力する業務を当社で受託しました。データ入力後に伝票の記入間違いが発見されることがあるため、当社で残高のチェックを行っています。

売掛入金の消し込み
複数の営業拠点がある卸売業の会社からの受託案件です。毎月ほぼ一定の取引先から売掛金が振込で入金されますが、相手によってクセがありました。振込手数料を差し引いてくるときに、差し引く手数料の金額が振込金額によって違う、複数の納入先の分を合計して振り込まれる、振込人の名義が納入先と違う、入金予定日の翌日に振り込まれるなどといった、相手によるクセを調整し、入金予定日の翌日昼までに未入金のリストを作成して営業担当者に報告するという業務を当社で受託しました。

ファンド会計報告書の作成・発送
投資ファンドを運営する会社からの受託案件です。150人(法人を含む)くらいの出資者のいるファンドの会計処理及び、四半期毎の会計報告書の作成・発送業務を当社で受託しました。ファンドの投資先物件(有価証券・不動産)の時価評価はお客様が行い、当社が会計処理と会計報告書の作成を担当して、公認会計士のチェック後に出資者に報告書を郵送しています。

家賃等管理表の作成・月次更新
賃貸マンションを経営する会社からの受託案件です。マンションは複数あり、中には店舗や事務所として使われている部屋もあります。部屋毎に家賃の金額が異なるだけでなく、マンションや部屋の形態によっては電気代、水道代などの請求を行う必要があり、入居者によって請求する内容が異なります。また、退去時には敷金・日割り家賃・原状復帰費用などを精算する必要があります。お客様は当初社内でこの請求業務を行っていましたが、管理体制をうまく構築できず、毎月かなりの件数の請求間違いが発生していました。間違いをなくすためにアウトソーシングを検討したお客様から相談を受けて、当社でこの業務をすべて受託しました。部屋毎に請求項目のリストを作成して管理すべき範囲を明確化した上で、電気代など金額が変動する項目の入力、退去者の精算金額計算のように業務フローを書き出して、チェックリストを作成することで、間違いやチェック漏れを防ぐ体制を構築しました。請求書はマンションのポストに投函するものと別住所に発送するものに分け、投函用はまとめて本社へ送付し、別住所発送用は当社から発送しています。


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